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价值流图VSM在采购过程中的应用案例!

2021-04-06 15:28
引言:全国咨询热线:400-889-8319、138 2876 9299张驰咨询提供精益改善周,培训+项目辅导,一周见效,投入少,见效快。

张驰咨询旗下某公司的精益六西格玛黑带和质量经理西令发现:在员工完成了几个六西格玛项目后开始期望某些结果。当一个项目团队聚集在一块来界定过程时,总会有人说:"那是你做的?我不知道那是你做的"或者"这是你做的?我做的和你一样"。长期在某一过程工作的人为何经常不了解每一个环节?原因是他们没有方法工具。

 

尽管我们可能认为我们了解了日常的所有过程,但是我们可能是错误的。当开始使用精益六西格玛工具将所有过程进行文件化管理时,我们有时都会顿悟,明白我们所做的是不同于他人所做的。在许多情况下,往往没有流程图,更不用说价值流图VSM了。有时虽然有流程图但只能证明过程中的增值活动,而无法证明其余50%以上的不增值活动。缺乏过程知识和文件资料,往往意味着会有隐含的非增值成本和需要消除的浪费。

 

项目目标

 

最终成品50%以上的成本来自于公司外购的产品和服务,这就是张驰咨询旗下某公司系统整合业务MACAR(物料采购中心一大西洋中部地区)进行采购的运营项目对总成本和效率产生的影响。

 

但在许多服务性职能部门,采购过程最近才被仔细研究。绘制过程图是为价值流图及复杂性价值流图VSM形成数据的第一个步骤。因此,最初的目标是为早期采购阶段(从内部顾客提出需求到采购部发出采购定单)的实际情况提供文件资料,查明过程实际的运作情况,过程中有价值的环节和存在改进机会的环节。

 

分析

 

项目的最初阶段是绘制许多流程图并收集数据。一开始进行基本的过程分析,然后继续收集价值流图VSM所需的数据(如下图所示)。价值流图在服务过程中具有典型性,它展现了采购员从供应商处取得报价单的三种方法。

 

 

采购价值流图显示了三个关键阶段:采购历史评审阶段,报价请求单生成阶段(和供应商确认价格和交付情况)完成采购系统输入表格。由于不同的采购员工作方式不同,采购价值流共有三个不同的路径。

 

依据收集的数据建立了时间价值图(如下图所示)。在此图中4天的周转时间中只有14分钟用在了增值的工作上,这表明高效率的采购员完成了简单的需求。
 

 

1、时间价值图清晰地表明:尽管采购员提高了一倍生产率(一天完成两倍的定单),4天的总周转时间只能减少7分钟。使采购员更努力地工作,将会消除延迟发出采购定单的非增值时间,但不会大大地减少周转周期。

 

2、最初只有一种测量过程前置时间的方法。过程前置时间的起点从某人开始提出采购需求时算起,但是可能要过几天,采购员才会收到采购需求。这意味着衡量采购员的过程前置时间比较困难,因为往往受到不可控时间的影响现在,有两种不同的衡量指标:总周期和采购员周期为更好地理解衡量指标为全过程的跨职能小组提供了数据。

 

时间价值图描绘了与非增值的延迟相比,过程中增值工作所占的时间相当少此图中在顾客看来只有14分钟是增值的。

 

3、顾客需求中41%是关于成本小于50元的物料或商品,另外38%的需求是关于500元以下的商品。完成以上定购的一半成本要大于定单本身的成本—这表明定购低成本的商品消耗了相当多的资源。

 

4、申请人提出的需求信息常常不够充分表明采购员不能完成工作,必须将申请需求退回返工(完全不增值的活动)。

 

5、根据提出需求的时间排列定单的优先次序,不要根据交付的时间排列定单的优先次序因为其中一项关键的衡量指标与真正的顾客关键质量特性不一致。

 

解决办法和结果

 

项目小组面临的问题是为什么不建立无纸化的系统?特别是对于定购小金额商品的要求来说,消除书面工作将节省许多时间。团队实施多种活动包括:培训、开发新流程最优实践标准化、日常情况沟通、与顾客合作等等。以下是进行改进的例子:

 

1、建立专职岗位,集中处理多批量,低金额的采购定单强调扩大采用主要综合采购定单,网上电子目录和信用卡采购。

 

2、将采购定单的物料需求周期指标增加到目视管理板上以便项目小组跟踪每日过程的工作动态。

 

3、项目小组完善采购员培训辅助手册融入了优秀案例的参考资料。

 

完成项目的因素

 

对于任何未经周密计划、没有文件的过程,总是能容易地找到改进的空间,让熟悉过程的员工谈论自己的工作必然有助于成功而快速地实现改进。

 

1、注意过程的运作是一个关键的因素。三名黑带和一支采购员核心小组共用了三周非全日制工作时间取得了此项目价值流图所需的过程细节。

 

2、对过程起作用的员工必须参与项目。

 

3、如同张驰咨询旗下某公司进行的许多项目一样,此项目应遵循改进模式,各阶段虽然短暂,但工作强度集中。

 

团队成员在自己的工作范围内集中开展项目,因为他们在自己的工作范围最能进行控制拥有解决问题的专门知识和支持。

 

1、选择对参与人员有意义的项目十分重要。理论上,项目选择将基于顾客之声以及管理层的关键业务需要。

 

2、耐心绘制过程图和收集数据,对第一次出现的混乱状况和错误做好心理准备。

 

3、尝试使用一些精益的方法,通过改进过程减少待处理工作、降低浪费和缺陷人人都将为提早产生的结果感到兴奋,并从中学到经验。

 

让员工对现在和将来的过程达成一致意见,这将有助于消除浪费不需要复杂的分析,使用数据确认延迟和复杂性最严重的地方,确定“时间陷阱”。

价值流图VSM的数据经过整理后简单的改进常常能消除浪费和延迟。

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